Kaffetrakterens symbolske rolle i arbeidslivet til tross: Det jeg var aller minst forberedt på som ny arbeidstaker var viktigheten av å drikke kaffe. Mye kaffe. Hvis du ikke liker kaffe kan du selvsagt gjerne drikke te eller vann, så lenge du henter den i nærheten av kaffetrakteren.
Så godt som alle de spennende faglige og avdelingspolitiske diskusjonene starter rundt kaffetrakteren. Og det viktige er: Ingen kommer til å invitere deg! Hvis du vil være med å påvirke hva som skjer må du delta i de uformelle foraene, stoppe opp når du går forbi noen som snakker sammen i korridorene, spisse ørene når noen kommer inn på noe interessant i lunsjen.
Alle arbeidsplasser har noen monomane arbeidsjern som henter sin kaffe og forsvinner inn på kontoret, der de sitter og koder fram til en sen lunsj, etterfulgt av mer intens koding. Disse arbeidsjernene er ekstremt verdifulle, og hvis du er en slik kommer noen til å sette stor pris på arbeidet du gjør. (I alle fall hvis du gjør det bra). Men ikke tro, som nyutdannet, at å kode mest mulig, eller å prosessere flest mulig supportsaker, eller kjøre flest mulig testcaser, er den eneste måten å oppnå suksess. Dersom du bare forholder deg til formelle informasjonskanaler går du glipp av 70% av den verdifulle kommunikasjonen på arbeidsplassen.
Man kan mene at dette er en uting, og at alle bør inkluderes formelt i alle interessante diskusjoner, men faktum er at hjerner tenker mest kreativt når de står og henger rundt kaffetrakteren. (Andre gode tenkeplasser er i dusjen, på sykkelen på vei til jobb, og i sengen ved leggetid – men det er en annen diskusjon.) Gode ideer blir mer formaliserte etter hvert hvis noen følger opp og gjør dem til virkelighet, men starten er alltid uformell og skjer blant de som tilfeldigvis er der akkurat da. Å kalle inn til et brainstorming-møte er litt som å be noen fortelle en vits på stående fot. Du får kanskje høre en vits, men den er aldri like brølende fantastisk som de vitsene som kommer trillende på assosiasjonsrekkefølge eller situasjonskomikk i løpet av nachspielet.
Ikke dermed sagt at uformell brainstorming og diskusjon er problemfritt. Det finnes mange utfordringer knyttet til å holde folk oppdatert, spesielt i organisasjoner der folk er fordelt på flere fysiske kontorer. Det endrer ikke på det faktum at de uformelle kanalene eksisterer og er viktige. Man er nødt å forholde seg til dem. Selv valgte jeg å skifte jobb for en del år siden nettopp fordi oversettelsen fra uformell til formell ikke fungerte, og jeg satt i en annen by.
Du kan selv gjøre mye for å holde loopen i gang – send en mail med oppsummering når du har deltatt i en fruktbar samtale, både til de som var tilstede og til andre som potensielt kan være interesserte. Da får du informasjonen ut, samtidig som du hjelper til å få saken videre til neste steg i stedet for å la den renne ut i sanden. Om ingenting kommer videre blir det som skjer rundt kaffetrakteren bare meningsløst småprat – kanskje ikke direkte bortkastet tid, men heller ingen stor gevinst for bedriften.
Men før du installerer kontorstolen i kjøkkenkroken og hekter opp intravenøsen: Det går an å overdrive. Du må kanskje gjøre litt kjedelig rutinearbeid sånn innimellom, også. Heldigvis er oppgavene raske å få unna med all koffeinen du har innabords.
Som et apropos: Det finnes mange sjefer som gjemmer seg bort på store, fine hjørnekontorer litt utenfor allfarvei i forhold til der de ansatte kravler rundt. Og så finnes det sjefer som har kontoret sitt midt i kaffegryten. De blir forstyrret stadig vekk og har sjelden særlig god utsikt, men de får med seg mye mer av det som skjer på avdelingen. Blir du sjef noen gang og får velge kontor, sats på det kjipe og trange like ved siden av kjøkkenkroken.
Godt poeng, men jeg tror nok også dette problemet er større enn at man bare har vanskeligheter for å samles. Deling av uformell informasjon (eller t.o.m. den formelle i noen sammenhenger) er et problem og en utfordring for mange større it organisasjoner som ikke er samlokalisert. Det er mange som ikke har (råd til) egne formidlingsansvarlige eller formdilingsopplegg/gatherings o.l. – men kostnaden kan være større. Ofte får man ikke formidlet en god ide som de andre kollegene dine langt unna hadde hatt nytte av, eller man risikerer å sitte på hver sin tue og jobbe med nøyaktig det samme problemet/utfordringa. Kostnaden som følger i kjølvannet av mangel på effektiv formidling kan dermed bli høy.
De som aktivt velger å “mure seg inne på kontoret” kan videre også gå glipp av enorme muligheter. Informasjon som kanskje ikke er viktig nok til å ta fri fra kodinga/feilsøkinga/wheterver der og da, men som kan bety mye i fremtiden. For eksempel brainstormes det ofte ideer som gjerne blir til prosjekter. Stikker man hodet frem, så øker man også muligheten til å bli med på slike prosjekter og kanskje avansere i bedriften. Det kan rett og slett være karrieredrepende å ikke bli med på de uformelle samtalene!