Offisielt sett er din oppgave som forlover å skrive under på at de to som skal gifte seg ikke er i familie med hverandre eller allerede gift med noen andre. I praksis er dette bare et navnetrekk på et skjema. Den viktigste oppgaven er å arrangere utdrikningslag, og hvis du er brudens forlover, å hjelpe til med valg og innkjøp av kjolen.
Det kan være en utfordring å arrangere et godt utdrikningslag. Mange har store forventninger til denne dagen, og det finnes mange konvensjoner om hva som “må” være med. Men det er bare tre ting som er absolutt påkrevet:
- De nærmeste vennene
- (Minst) en overraskelse
- Alkohol (hvis ikke bruden er gravid eller avholds)
Alt annet kan og bør tilpasses deltakere og situasjon. Men hvordan går man fram? Epistel bringer deg Arrangørskolen 1: Utdrikningslag. Her skriver jeg om bruden, men det samme gjelder i grove trekk brudgommen.
Planlegging
Begynn tidlig. Skaff deg en liste over brudens venner. Dette kan være en utfordring, siden det nesten er garantert at du ikke kjenner alle disse vennene. Allier deg med brudgommen, eller rett og slett be om en liste fra bruden om hvem hun kunne tenke seg å ha i laget sitt, inklusive telefonnumre.
Ta kontakt med de potensielle deltakerne, avklar hvilke datoer som er aktuelle, og finn ut hva som passer best. Det er nesten umulig å finne en dato som passer for alle. Her må du veie mellom antall gjester det ikke passer for og hvor nære venner de er. Hvis det står mellom en dato der tre venner som ikke er blant de aller nærmeste ikke kan komme, og en der alle kan komme bortsett fra den aller beste vennen (bortsett fra deg selv), så bør du sannsynligvis velge den første.
Så snart datoen er spikret, gi beskjed til alle gjestene. Du må også sørge for at bruden ikke legger andre planer denne dagen. Det beste er å få en innvidd utenforstående til å avtale noe med henne, eller å alliere seg med brudgommen.
Den mest utfordrende oppgaven er å legge opp programmet for dagen. Her er det to spørsmål du bør ha som utgangspunkt:
- Hvem er bruden?
- Hvem er gjestene?
Om du har blitt bedt om å være forlover er sannynligheten stor for at du kjenner bruden godt. Sett deg ned med skriveblokken og noter stikkord om hva hun liker og interesserer seg for. Ta med i betraktningen hvem gjestene er. Dagen blir ikke perfekt for bruden hvis ikke alle gjestene også har det bra.
Ta hensyn til økonomien til gjestene, og avklar med dem hva de forventer å måtte betale. Hvis det er store forskjeller i økonomisk situasjon og utgiftene blir høye, vurder å skjevdele utgiftene slik at de i fast jobb tar en større del av støyten enn for eksempel studenter og uføre. Dette må selvsagt avklares med deltakerne på forhånd. Ikke legg opp til helikoptertur og shopping i Praha hvis du ikke vet at alle føler seg komfortabel med utgiftene, både for seg selv og sin andel av fellesutgiftene.
Få oversikt over eventuelle allergier og andre fysiske (og psykiske) begrensninger blant hovedperson og gjester slik at du kan ta hensyn til det i planleggingen.
Når de økonomiske og praktiske rammene er lagt, er det på tide å bli mer konkret. Begynn med hovedaktiviteten. Det kan gjerne være et kurs eller en omvisning med et tema bruden interesserer seg for, eller noe annet gøy som dere ikke gjør til vanlig. Ta utgangspunkt i notatene du skrev. Sjekk åpningstider, gjør avtaler og putt aktiviteten inn i tidsskjemaet.
Når hovedaktiviteten er spikret, begynner du å legge opp et løp rundt dette. Noen tips til hva du bør ta hensyn til:
- Når skal dere begynne? Fulldagsprogram eller bare en kveld?
- Hvordan skal dere komme dere dit dere skal? Er det et stykke å reise, prøv å gjøre transportetappen til en integrert del av programmet i stedet for dødtid.
- Utdritning er ikke en nødvendig del av utdrikning. Det er viktigere at bruden har det gøy selv enn at dere har det gøy på hennes bekostning. Noen synes det er gøy å bli plassert i aparte situasjoner med fremmede mennesker, andre vil helst slippe. Se an din brud.
- Pass på at det blir mat, drikke og muligheter for dopauser med jevne mellomrom i løpet av dagen. Sultne mennesker blir slitne og sure.
- Pass på at bruden får med seg det hun trenger av klær og sko til dagen. Hvis dere tropper opp med frokost hjemme hos henne kan hun få beskjed om å pakke med seg det som trengs før dere går videre. Hvis ikke, må brudgommen bistå med en bag eller andre triks, hvis dere ikke har shopping som en del av programmet.
- Sett opp et tidsskjema med oversikt over hvor dere skal være når, og hvor lang tid dere kommer til å bruke der.
- Ikke lag tidsskjemaet for stramt. Det kommer til å bli forsinkelser.
- Ha planer for hva som skal skje hvis det blir dødtid i tidsskjemaet. Noen ting kommer til å ta kortere tid enn planlagt. Ha noen morsomme leker i bakhånd som kan kjøres på sparket, gjerne med små premier.
- Ha en Plan B, spesielt for kritiske punkter på programmet. Hva gjør dere hvis en post på programmet plutselig må avlyses eller flyttes på, hvis transporten ikke dukker opp i tide, hvis den som skulle handle inn til lunsjen plutselig blir syk? All arrangørvirksomhet handler i bunn og grunn om to ting: 1. God, detaljert planlegging, og 2. Evnen til å ta ting på sparket når ting ikke blir som planlagt. Merk at jeg skriver når, og ikke hvis.
- Hvis det er mulig, legg gjerne opp programmet slik at de som ikke har mulighet til å være med hele dagen kan stikke innom for deler av det. Send ut tidsskjemaet på mail og avklar hvem som vil vil være med på hva. Husk å gi beskjeder på SMS i løpet av dagen om dere er i rute eller ikke, så folk vet når de skal møte opp.
- Deleger oppgaver. Det er bedre å delegere spesifikke oppgaver enn planleggingsansvar. Det vil si at én person bør ha ansvaret for å sette sammen hele programmet, booke timer og gjøre avtaler og passe på at alle får beskjeder og er på rett sted til rett tid. Det som bør delegeres er innhandling og eventuelle andre forberedelser av leker og andre poster på programmet.
- Ikke planlegg i ensomhet. Involver deltakerne, fortell hva du har tenkt og be om tilbakemeldinger og bidrag.
- Ikke kjør på med for mye alkohol for tidlig. Dagen blir mye hyggeligere hvis alle (inklusive bruden) er opplagt. Kos dere med hyppige drikkepauser i løpet av dagen, men begrens mengdene fram til det fastlagte programmet er over. Avslutt heller med en skikkelig fest.
Gjennomføring
Alt blir enklere med eksempler. Her er oppsummeringer av forrige og denne helgens utdrikningslag:
Utdrikningslag 1
Her var jeg en av to forlovere, og brudgommen hadde tidligere antydet at han ønsket et rolig utdrikningslag med god vin sammen med de aller nærmeste vennene av begge kjønn. Vi satte en dato, gjorde avtale med en sommelier som holder private vinsmakinger, og sjekket alternativer for catering. Etterhvert som værmeldingen ble klar og viste sol og varmt ble cateringen droppet til fordel for grilling. Vi grillet og momset god mat, og litt senere på kvelden dukket vinsmakingen opp som overraskelse.
Utdrikningslag 2
Denne helgens utdrikningslag har krevd langt mer planlegging, og hadde et forholdsvis omfattende program. En person kom tilreisende. Fem personer troppet opp hjemme hos bruden litt før ti om morgenen med frokost og sprudlevin. Bruden ble pyntet med en tiara. Etter vi var ferdig å spise og drikke lå vi en time foran skjema, og bestemte oss for å dra med en gang. Dessverre kom vi oss litt sent ut av døren, og gikk en omvei til busstoppet på andre siden av dalen fordi vi ikke var godt nok kjent i området. Dermed mistet vi bussen.
Her hadde vi både plan B og plan C å velge mellom. På denne delen av programmet var vi bare fem personer totalt, vi hadde tilgang til bil og hadde en edru sjåfør i selskapet. Vi fikk tryllet fram bilen og kjørte til bestemmelsesstedet. Plan C hadde vært å finne en hyggelig eng i nærheten av bussen, spise jordbær og ta en lek fram til neste buss en time senere.
Turen gikk til Arboretet, der vi parkerte ved Botanisk Hage. Jeg hadde laget en rebus som egentlig skulle føre fra busstoppet på andre siden av Botanisk Hage og ende opp ved parkeringsplassen. Rebusen var laget slik at vi enkelt skulle kunne droppe enkeltspor for å korte den inn hvis det ble knapt om tid, derfor var det kjapt gjort å reorganisere den slik at den i stedet ble en sirkel som både startet og endte ved parkeringsplassen.
Like etter vi ankom Botanisk Hage ble jeg oppringt av guiden jeg hadde gjort avtale med for neste post på programmet. Han forklarte at han kom til å bli en halvtime forsinket. Derfor tok vi pause i rebusen før det siste sporet tilbake til parkeringsplassen, og la inn medbrakt lunsj, vin og frukt ved noen benker i Fjellhagen. Dette hadde vi opprinnelig tenkt å ta etter guidingen, før vi skulle tilbake til byen. I passelig tid til å nå tilbake til parkeringsplassen pakket vi sammen maten og ga bruden det siste sporet.
Ved parkeringsplassen møtte vi guiden, en botaniker som er informasjonssjef ved Arboretet. Han viste oss rundt i de ulike hagene og fortalte om plantene. Etter drøye to timers omvisning kjørte vi tilbake til byen og gikk på sushirestaurant. Her ble vi sju personer. Etter maten dro seks personer videre til fest hos en av deltakerne. Det var på forhånd handlet inn snacks, og vi hadde med drikkevarer. På festen hadde vi ulike leker, og vi hadde en video med brudens tilkommende, som svarte på ulike spørsmål som bruden skulle gjette hva han hadde svart på.
For å illustrere hvordan et arrangement kan endre seg mellom planlegging og gjennomføring:
Opprinnelig plan:
- Frokost
- 40 min. busstur med tegnelek og premie
- Kort stopp med jordbær og vin
- 50 min. rebus fra busstopp til parkeringsplass
- Guidet omvisning
- Kort medbrakt lunsj
- Gange tilbake til busstopp
- 45 min. busstur med gaveutdelingslek
- Middag
- Fest med video og drikkeleker
Som utført:
- Frokost
- En time tidligere avmarsj
- Biltur
- Rebus med både start og stopp på samme sted
- Lang medbrakt lunsj
- Guidet omvisning
- Biltur
- Middag
- Fest med video, drikkeleker, tegnelek og gaveutdelingslek
